ليس هنالك شركة أو مؤسسة تكاد تخلو من طاولات الاجتماع فهي من القطع الاساسية في الأثاث المكتبي ، وبالتالي طاولات الاجتماع هي المساحة المُخصصة لمشاركة الموظفين بأفكارهم و مقترحاتهم مع مدرائهم أو رؤساء العمل . كما و تُستخدم أيضاً في عرض خطط العمل المستقبلية للشركة مع ؛ لذلك يجب اختيارها بمواصفات جيدة و مناسبة ، فهي تساهم بشكل كبير في توفير البيئة الملائمة للموظفين و تحفيزهم للإبداع و المشاركة بحماس أو العكس،
معايير اختيار طاولات الاجتماع المناسبة للمكتب ؟
إن طاولات الاجتماع ليست مجرد طاولة تقليدية لاجتماع موظفين الشركة من حولها ، لكن في حقيقة الأمر يتعدى ذلك بكثير فهي الركن الاساسي في مساحة العمل , لذا فإن اختيار هذه الطاولات ليس أمرًا سهلًا ، بل يتطلب النظر في مجموعة من النقاط و أخذها بعين الاعتبار، و سنتعرض معايير اختيار هذه الطاولات لتناسب بيئة العمل :
مساحة المكتب أو مساحة العمل :
ضع في اعتبارك حجم و مساحة المكتب و باقي الموجودات الثابتة بما فيها المساحة المقتطعة للأبواب و النوافذ و ذلك من الحجوم الثايتة ، فلابد من اختيار طاولات الاجتماع التي تتناسب مع تلك المساحات و الأحجام و في الوقت ذاته تمنح المساحة الكافية للتجول و الحركة المرورية داخل المكتب ، حيث لا يمكن اختيار طاولة كبيرة يصعب في وجودها دخول أو خروج الأشخاص إلى مقاعدهم أو تعيق تحرك رئيس العمل في أرجاء الغرفة بالأريحية الكافية .
و عند اختيار الطاولة المناسبة لمساحة العمل بعد حساب حجم و شكل المكتب و وضعها على مسافة متساوية من جميع الجدران ، ستوفر مساحة للجلوس و حرية الحركة .
مصادر الطاقة :
أيضاً إحدى معايير اختيار طاولات الاجتماع هي توفير أكبر عدد من المقابس الكهربائية و مصادر الطاقة ؛ لأن غرف الاجتماعات تتطلب استخدام الكثير من الأجهزة الإلكترونية كالبروجكتور و أجهزة الكمبيوتر، و لتنظيم طاولة الاجتماع و تجنب الفوضى يجب ترتيب الأسلاك الكهربائية في زاوية واحدة من الغرفة؛ لتسهيل الحركة والتنقل في الغرفة من قِبل الموظفين .
المقاعد أو أماكن الجلوس :
الكراسي أو المقاعد من القطع الهامة التي لابد من توفيرها بمواصفات مرنة و داعمة للجلوس المُريح و أن تكون متلائمة مع الشكل العام للمكتب و على وجه الخصوص مع طاولة الاجتماع ، فلابد أن تكون بعدد كافي للموظفين، كما يجب أن تكون مُرفقة بمساند للذراعين و بظهر طويل يستوعب الظهر و الرقبة كاملًا لتأمين الراحة و الأمان في الاجتماعات الطويلة ، و يجب تنسيقهم على مساحة كافية لكل كرسي ؛ حتى يتمكن كل فرد من الجلوس واستخدام الكرسي بأريحية.
التصميم :
عندما تحدد الشكل المُفضل لديك من الطاولات تقوم شركتنا فن المكاتب بتصنيع المطلوب بكل دقة و احترافية لنيل رضا العميل ، فهناك طاولات دائرية، و مستطيلة، وأخرى تأخذ شكل القارب و غيرها تعبر عن مضمار السباق . حيث لكلٍ منها تأثير مختلف عند تنسيقها في غرفة الاجتماعات الخاصة بك، ثم يتوجب عليك تحديد اللون الذي يتماشى مع دهانات الغرفة سواء كانت ألوان زاهية أو ألوان داكنة، كما أنه عليك اختيار تصميم متوافق مع القطع الأخرى الموجودة بالغرفة، سواء كانت بتصميمات عصرية أو كلاسيكية.
يوفر مصنع فن المكاتب تشكيلة من أجود أنواع الأثاث المكتبي، حيث يمكنك تجهيز طاولات إجتماع و مقاعد فاخرة من خلاله،افضل الخيارات المناسبة للطاولات و المكاتب
العناصر الأساسية بغرفة الاجتماعات
الامر يتعدى كون مكتب الاجتماعات عبارة عن غرفة تحوي عدد من طاولات الاجتماع و مقاعد من حولها فقط ، لكن الأمر يتطور إلى أكثر من عنصر آخر، حيث تتكون هذه الغرفة من مصادر إنارة و طاقة و أجهزة إلكترونية و غيرهما من القطع التي لا يمكن الاستغناء عنها، ولمساعدتك في تجهيز الغرفة الخاصة بك دعنا نوضح مكونات هذه الغرفة :
يجب أن تتضمن الغرفة العديد من القطع كطاولة كبيرة بما يكفي لتغطية عدد الموظفين في الاجتماعات ، بالإضافة إلى عدد من الكراسي المُصممة بخامات و أشكال تتناسب مع شكل طاولة الاجتماعات و محتوى الغرفة و توفير مرونة و أريحية للجلوس
كما يُنصح أن تكون الطاولات بخامات خشبية فهي :
- تتمتع بمدة صلاحية طويلة
- سهلة الصيانة و التنظيف الدوري
- بالإضافة إلى توافرها بأشكال عديدة تتناسب مع مختلف الأذواق
أما بالنسبة للطاولات الزجاجية لا ننصح بها بالرغم من فخامتها و أناقة تنسيقها،لأنها قد تحتاج إلى حرص شديد في التعامل معها و قابلة للعطب بسرعة .
شاشة عرض :
لا يمكن الاستغناء عن شاشات العرض بمختلف أنماطها في غرفة الاجتماع و تجهيزات طاولات الاجتماع ، إذ يتم من خلالها مناقشة الأفكار و توضيح الخطط المستقبلية و حل المشكلات الحالية ، حيث يمكن الاستعانة بجهاز بروجكتور أو شاشة إسقاط تليفزيون عريضة ، حيث يتم من خلالها عرض جميع الوسائط كالصور أو المواد النصية أو الملفات و ما إلى ذلك
الإنارة :
عندما يتم توزيع الإضاءات و تنسيقها بشكل صحيح في غرف الاجتماعات أيضاً من النقاط التي لا يمكن إغفالها ، حيث يجب توفير الإضاءة القوية و النقية ذات التقنيات الحديثة بما يكفي في كل أرجاء الغرفة، كما أنه لابد من وجود نوافذ تسمح بدخول أشعة الشمس من مختلف الاتجاهات لتوفير اللإضاءة الطبيعية ، فالإنارة الجيدة تساهم في تحسين أداء الموظفين ودعم تركيزهم أثناء الاجتماع
الخزائن و الأرفف و الأدراج :
لابد أن تتوافر مجموعة من الخزانات المُرتبة و المنضدة بحرص و عناية ضمن طاولات الاجتماع , بالإضافة لبعض الأرفف المعلقة لتخزين الملفات و المستندات الهامة التي غالبًا ما تدور حولها موضوعات الاجتماعات، على أن تكون كبيرة بالقدر الكافي لاستيعاب الملفات و الملحقات و الأضابير و المصنفات ، وأن تتمتع بمعايير الأمان؛ مما يحافظ على سريتها وخصوصية كل ملف
الأدوات المكتبية ( القرطاسية ) :
يتطلب توافر مجموعة من الأدوات البسيطة في غرف الاجتماعات مثل الأقلام، والدفاتر، والورق الأبيض والملفات الجلدية و المصنفات ، على أن يُوضع ملف شامل بكل هذه الأدوات أمام كل شخص موجود بالغرفة ؛ حتى يتمكن من خلالها تدوين الأفكار الطارئة لحين يُسمح له بالمشاركة أو تسجيل ما هو مُكلف به من قِبل رئيس العمل
السبورة التفاعلية :
تعتبر السبورات التفاعلية من الأدوات الإلكترونية المذهلة التي تتناسب مع طاولات الاجتماع أيضاً ، فهي تلعب دوراً كبيراً في إدارة الاجتماعات و شرح الأفكار و الموضوعات بشكل أوضح و أسهل، حيث يمكن الكتابة عليها بشكل مباشر بأي لون تود، كما أنها سهلة الاستخدام والتنسيق في الغرفة، يمكن الاستفادة بها في الشركات الضخمة فقط.
السماعات و الميكروفونات :
بناءاً على آراء معظم العملاء و حاضري الاجتماعات في الشركات الكبيرة و المؤسسات الضخمة الذين ينصحون بتوافر مكبرات صوت و ميكروفونات يستعين بها رئيس العمل في طرح موضوعاته وكذلك للموظفين للمشاركة بأفكارهم ومقترحاتهم دون احراجات صوتية ، إذ يتم اختيارها و توزيعها تبعاً لمساحة الغرفة و أقصى عدد ممكن من الأشخاص
أجهزة الاتصال :
العصر الحالي يتطلب توفير أجهزة اتصال سلكية و لا سلكية لتجهيز طاولات الاجتماع و تدمج فيها أجهزة أخرى كثيرة بداخل أي غرفة اجتماعات كبيرة خاصةً بالمؤسسات العسكرية . و هي من العناصر التي يمكن الاستعانة بها في أي موقف، لكن يُنصح بتوفيرها لدى المؤسسات الكبيرة و الصغيرة ، و التي تضم أعداد من الأقسام والأفراد و الموظفين .
في نهاية المقال يتضح لنا أن اختيار طاولات الاجتماع تتناسب مع المكتب أو مساحة العمل الخاصة بك من الأمور الهامة عند تأسيس شركتك ، فهي عنصر رئيسي في أي شركة أو منشأة رسمية، والتي تتم من خلالها الاجتماعات الرسمية بالموظفين، فبقدر الراحة المتوفرة بتنسيق الطاولة يتمتع الموظفون بالاسترخاء والتركيز والمشاركة بفعالية وحماس؛ مما يزيد من طاقة الإبداع لديهم وإبداء آرائهم وأفكارهم المبتكرة.